엑셀 일을 AI에게 넘길 때 — 되는 것과 안 되는 것

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표를 다루는 일은 AI가 잘하는 축에 듭니다. 다만 잘하는 부분과 못하는 부분이 뚜렷하게 갈립니다. 그 경계를 모르면 틀린 숫자를 그대로 보고서에 옮기게 됩니다.

잘하는 것

• 수식 만들기 — "이 조건일 때 저 값을 가져오는 수식" 을 말로 설명하면 만들어 줍니다. 함수 이름을 몰라도 됩니다
• 수식 읽어 주기 — 남이 만든 긴 수식이 무슨 일을 하는지 풀어 줍니다
• 정리 규칙 만들기 — 이름이 제각각인 열을 정리하는 규칙, 중복을 찾는 기준을 잡아 줍니다
• 구조 바꾸기 — 가로로 늘어선 표를 세로로 세우는 것 같은 변환

못하는 것

직접 계산하는 일입니다. 숫자 스무 개의 합계를 물으면 그럴듯한 숫자를 내놓는데, 그게 맞는지는 별개입니다. AI는 계산기가 아니라 글자를 이어 붙이는 장치이기 때문입니다.

그래서 원칙이 하나 생깁니다.

계산은 시키지 말고, 계산하는 수식을 만들게 하십시오.
수식은 엑셀이 실행합니다. 엑셀은 틀리지 않습니다.

대화창에서 나온 합계를 그대로 옮겨 적는 일만 안 해도 사고의 대부분을 막습니다.

붙여 넣는 방법이 결과를 바꿉니다

표를 대화창에 붙여 넣으면 열이 어긋나는 일이 잦습니다. 특히 빈 칸이 있을 때 그렇습니다. 가장 안전한 방법은 쉼표로 나눈 형태(CSV)로 바꿔서 붙여 넣는 것입니다.

아래는 쉼표로 나눈 표야. 첫 줄이 열 이름이야.
빈 칸은 값이 없다는 뜻이지 0이 아니야.

이름,부서,입사일,비고
김OO,영업,2024-03-01,
이OO,개발,,수습

"빈 칸은 0이 아니다" 한 줄이 중요합니다. 이걸 안 적으면 AI가 빈 칸을 0으로 놓고 평균을 냅니다.

개인정보가 들어 있다면

회사의 표에는 대개 이름, 연락처, 거래처 정보가 들어 있습니다. 그대로 붙여 넣기 전에 회사 규정을 확인하십시오.

실무에서 쓰는 방법은 이렇습니다. 이름을 A, B, C 로 바꾸고, 연락처와 주소 열은 통째로 지우고, 금액은 자릿수만 맞춰 다른 숫자로 바꿉니다. 구조만 남기면 수식은 똑같이 만들 수 있습니다. 받은 수식을 원본에 붙이면 됩니다.

수식을 받았을 때 확인하는 법

수식이 그럴듯해 보여도 바로 전체에 적용하지 마십시오. 순서가 있습니다.

1. 답을 이미 아는 줄에 먼저 적용합니다. 세 줄이면 충분합니다
2. 맞으면 이상한 줄에 적용합니다. 빈 칸이 있는 줄, 값이 유난히 큰 줄이 그렇습니다
3. 그다음 전체에 적용합니다

수식이 틀리는 곳은 대개 평범한 줄이 아니라 예외적인 줄입니다.

정리하면
계산은 엑셀에게, 수식 만들기는 AI에게 넘기십시오.
표는 쉼표로 나눠 붙여 넣고, 빈 칸의 뜻을 말해 주십시오.
받은 수식은 답을 아는 줄에서 먼저 확인하십시오.