회의 녹음을 정리본으로 만들기까지 — 어디서 시간이 새는가

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회의록 자동화는 잘 되는 축에 속하는 일입니다. 다만 어디서 시간이 새는지를 모르면 수작업이 오히려 늘어납니다.

전체 흐름은 세 단계

1. 녹음 — 소리를 남긴다
2. 받아쓰기 — 소리를 글자로 바꾼다
3. 정리 — 글자를 결정과 할 일로 바꾼다

사람들이 신경 쓰는 건 3단계지만, 결과를 망치는 건 대부분 1~2단계입니다.

1단계 — 녹음에서 대부분이 결정된다

받아쓰기 품질은 녹음 품질을 못 넘습니다. 나중에 아무리 좋은 도구를 써도 안 들리는 건 안 들립니다.

• 마이크를 테이블 가운데가 아니라 말 많은 사람 쪽으로 둡니다. 가운데는 모두에게 공평하게 나쁩니다
• 회의 시작할 때 각자 이름을 한 번씩 말하게 합니다. 화자 구분이 훨씬 정확해집니다
• 온라인 회의라면 각자 자기 쪽에서 녹음한 것이 합쳐 녹음한 것보다 낫습니다

2단계 — 받아쓰기에서 무엇이 깨지는가

한국어 받아쓰기는 예전보다 훨씬 좋아졌지만, 아직도 정해진 곳에서 깨집니다.

• 회사 이름, 제품 이름, 사람 이름 — 가장 중요한 단어인데 가장 자주 틀립니다
• 숫자 — "삼천오백"과 "3,500"과 "35억"이 섞입니다
• 말이 겹칠 때 — 두 사람이 동시에 말하면 한 사람 말이 통째로 사라집니다

여기서 시간을 아끼는 법
받아쓰기 결과를 정리에 넘기기 전에, 자주 나오는 고유명사만 찾아 바꾸기로 한 번 고치세요. 이 5분이 뒤의 30분을 아낍니다. 이름이 틀린 채로 정리하면 정리본 전체에 틀린 이름이 퍼집니다.

3단계 — 정리에서 조심할 것 하나

AI에게 "회의록으로 정리해 줘"라고 하면 빈칸을 그럴듯하게 채웁니다. 담당자가 정해지지 않은 일에 담당자를 붙이고, 기한이 없던 일에 기한을 붙입니다. 그리고 그 정리본이 그대로 공유됩니다.

그래서 지시에 반드시 이 줄을 넣습니다.

녹취에 없는 내용은 절대 채워 넣지 마.
담당자나 기한이 정해지지 않았으면 '미정'이라고 적어.

전체 프롬프트는 "복사해서 바로 쓰는 프롬프트 9개" 글의 4번에 있습니다.

도구는

받아쓰기와 정리를 한 도구가 다 하기도 하고, 나눠서 쓰기도 합니다. 한국어 회의라면 한국어 받아쓰기를 전문으로 하는 도구를 2단계에 쓰고, 3단계 정리는 대화형 모델에 맡기는 조합이 무난합니다.

어떤 도구가 있는지는 AI툴 게시판에서 "회의·녹취 정리" 상황으로 걸러 볼 수 있습니다.

한 줄로
회의록 자동화가 실패하는 이유는 대개 AI가 못해서가 아니라 소리가 나빴거나, 이름이 틀렸거나, 없는 걸 채워 넣게 뒀기 때문입니다.